Wir helfen Praxen, Kanzleien, Steuerkanzleien und B2B-Betrieben, neue Fälle so vorzubereiten, dass beim Start nichts Wichtiges fehlt — und Ihr Team nicht hinterhertelefonieren muss.
Das KI/Onboarding-System führt neue Patienten, Mandanten oder Kunden Schritt für Schritt durch Fragen, Unterlagen und Einverständnisse. Ihr Team bekommt vollständige Informationen vor dem ersten Termin oder Projektstart — statt Zettelwirtschaft, E-Mail-Chaos und ständigen Rückfragen.
Das Onboarding-System ist Ihr digitaler Aufnahmeprozess für neue Patienten, Mandanten oder Kunden. Es erklärt, welche Informationen und Unterlagen benötigt werden, stellt die richtigen Fragen, sammelt Antworten und legt alles strukturiert in Ihrem System ab.
Beispiele nach Branche:
Mit einem klaren Onboarding-Prozess beginnt jede neue Zusammenarbeit strukturierter — für Patienten, Mandanten und Ihr Team.
Sobald ein neuer Patient, Mandant oder Kunde zugesagt hat, erhält er einen einfachen digitalen Link oder Zugang — per E-Mail, SMS oder Portal.
Das System führt Schritt für Schritt durch die benötigten Informationen: Stammdaten, Sachverhalt, Unterlagen, Einverständnisse, besondere Hinweise.
Wenn etwas fehlt oder nicht abgeschlossen wurde, erinnert das System freundlich und nachvollziehbar daran — ohne dass Ihr Team jedes Mal nachfassen muss.
Alle Daten und Dokumente werden so aufbereitet, dass Ihr Team sie sofort weiterverarbeiten kann — in Praxissoftware, Kanzleisoftware oder anderen Systemen.
Beim ersten Termin oder Kick-off weiß Ihr Team, worum es geht, was bereits geklärt wurde und wo noch offene Punkte sind — statt alles im ersten Gespräch aufzudröseln.
Überall dort, wo neue Fälle oder Mandate regelmäßig starten und viele Informationen nötig sind, spielt ein Onboarding-System seine Stärke aus.
Mandanten-Onboarding ist einer der größten Hebel — saubere Stammdaten, Unterlagen und Vollmachten, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.
Business OS für Steuerkanzleien →Digitale Patientenaufnahme, Anamnese, Einverständnisse und Hinweise — reduziert Wartezimmer-Chaos und Nachfragen am Empfang.
Business OS für Arztpraxen →Strukturierter Start neuer Mandate: Sachverhalt, Unterlagen, Fristen, Vollmachten — klar abgefragt und dokumentiert.
Business OS für Kanzleien →Klare Erwartungsklärung, Ansprechpartner, Prozesse und Systeme, bevor Projekte starten — weniger Missverständnisse im Projektverlauf.
Business OS für B2B-Betriebe →Wir schauen uns Ihren aktuellen Aufnahmeprozess an: Wie kommen neue Patienten, Mandanten oder Kunden zu Ihnen? Wo gehen Informationen verloren?
Wir definieren gemeinsam, welche Schritte Ihr Onboarding haben soll: Welche Informationen sind Pflicht? Welche Unterlagen? Welche Einverständnisse? Welche Fristen?
Wir setzen die Onboarding-Strecken in einer passenden Lösung um (Formulare, Portale, Automationen) und binden sie in Ihre bestehenden Systeme ein.
Wir starten mit ausgewählten neuen Patienten, Mandanten oder Kunden und justieren Texte, Fragen und Abläufe nach — bis der Prozess im Alltag rund läuft.
Ihr Team wird geschult, wie Onboarding-Fälle geprüft, freigegeben und in den weiteren Prozess überführt werden — mit klaren Verantwortlichkeiten.
Unsere Erfahrung: Wenn der Ablauf klar erklärt und einfach zu bedienen ist, empfinden die meisten die digitale Aufnahme als Erleichterung — gerade, wenn sie Dinge in Ruhe von zu Hause aus erledigen können. Für Personen, die damit Schwierigkeiten haben, bleibt Ihr Team als Unterstützung.
Wir richten das Onboarding so ein, dass gesetzliche Anforderungen berücksichtigt werden: Einwilligungen, Informationspflichten, GwG-Prüfschritte, Dokumentation. Gleichzeitig bleibt die fachliche Prüfung bei Ihnen — das System bereitet nur vor und dokumentiert.
Entscheidend sind weniger die Mitarbeiterzahl als die Anzahl der neuen Fälle pro Monat und die Komplexität der Aufnahme. Sobald Ihr Team regelmäßig hinter Unterlagen, Einverständnissen oder Informationen hinterherläuft, lohnt sich ein strukturierter Onboarding-Prozess.
Wenn neue Patienten, Mandanten oder Kunden heute „irgendwie" starten und Ihr Team vieles nachholen muss, verschenken Sie jeden Monat Zeit und Nerven. In einem Gespräch zeigen wir Ihnen, wie ein KI/Onboarding-System für Ihre Praxis oder Kanzlei aussehen kann — Schritt für Schritt und ohne Überforderung.
Onboarding-Gespräch vereinbarenKostenlos · Unverbindlich · hallo@diekiberater.de
Das Onboarding-System ist Teil des Business OS — branchenspezifisch konfiguriert, modular kombinierbar.